Le principe participatif de l'Épi permet de garantir la pérennité du fonctionnement de l'Epi en répartissant équitablement la charge de travail sur l'ensemble des adhérents et non sur une poignée de volontaires comme dans un modèle purement associatif.

Le nombre d'heures de participations à effectuer par mois par les adhérents est modifiable dans “Modifier les coordonnées du site”.

Le solde des heures dues (nbre de mois entre date adhésion et date du jour x le nbre d'heure due/mois) est calculé sur la base de la date adhésion de la fiche adhérent auquel est soustrait le nbre d'heures de participation de l'adhérent (cf bouton“participations” dans la fiche de l'adhérent.).

Depuis la page Administration, cliquez sur la page Gérer l'association puis sur la page Modifier les coordonnées du site. Inscrivez le nombre d'heures de participation souhaité et pensez à valider :

Par tolérance et éviter des blocages, les adhérents peuvent passer des commandes jusqu'à -4H de participation sur leur solde.
Il est possible d'augmenter cette tolérannce via une option. Depuis la page Administration, en cliquant sur la page Paramétrer, l'option “plancher participation-4H” permet à un adhérent ayant un solde de participation inférieur à -4H (par ex: -8H), de pouvoir commander pendant le mois en cours si il prend une participation sur le mois en cours.

Pour les personnes de plus de 70 ans les heures ne sont pas dues mais peuvent être réalisées pour participer à la vie de L'Épi et être données à d'autres adhérents ou bien transférées dans le module SERVICES pour bénéficier d'un coup de main de la part des autres adhérents.

Il est possible également de donner ponctuellement des heures à tous les adhérents (par exemple pour une fermeture en été), depuis la page Administration en cliquant sur Accès référent puis sur Crédit participations.

Le calcul des participations dues est fait sur la base de la date d'adhésion, et est égale au nombre d'heures à réaliser par mois multiplié par le nombre de mois passés depuis la date d'adhésion.
Le solde de participations d'un adhérent est alors calculé par la soustraction entre le nombre d'heures de participations prises et le nombre d'heures dues depuis la date d'adhésion.
La date d'adhésion de chaque adhérent est modifiable depuis la fiche de l'adhérent.

Depuis la page Administration, cliquez sur la page Adhérents puis sur le nom de l'adhérent dont vous souhaitez modifiez la date d'adhésion. Inscrivez la date d'adhésion souhaitée puis pensez à valider :

Les heures peuvent être données à un autre adhérent.

Pour donner des heures à un autre adhérent, depuis la page Boutique, cliquez sur la page Planning puis sur Gérer mes participations. Enfin cliquez sur Donner puis sélectionnez l'adhérent de votre choix :

La participation de l'adhérent est modifiable jusqu'à une semaine avant le créneau choix, ensuite seul les membres du conseil d'administration peuvent annuler la participation depuis le menu Administration, “Adhérents”, “Participations” puis en cliquant sur un adhérent :

Concernant le cas des « participations payantes », même si cela n’était pas prévu dans le modèle initial, ce dernier n’est pas immuable et les Épis sont libres de le faire évoluer pour s’adapter à leurs projets et leurs situations, tant que cela reste dans le respect de la charte des Épis (notamment l’absence de but lucratif, et la conservation des enjeux socio-écologiques).
Monépi, ne s’oppose donc pas à la mise en place de participations payantes, pour permettre à des adhérents qui n’auraient pas le temps de réaliser leurs créneaux de tout de même prendre part à l’Épi de leur commune et de profiter de ses bienfaits, et à l’Épi d’augmenter son activité pour une meilleure pérennité. D’ailleurs, les paiements de ces « participations payantes », au même titre que les adhésions, alimenteront le compte de l’Épi afin de pouvoir financer les charges, les investissements ou de nouveau projets.

La plateforme en l’état permet déjà de mettre en place ces « participations payantes » via le processus suivant :
Mise en place :

• Création par le CA d’un produit adhésion (comme la création d’une adhésion) avec le libellé « Participations payantes XH » et le prix souhaité (X correspondant nombre d’heures dues à l’Épi par mois, généralement 2)
• Création par le CA pour chaque mois de l’année d’un créneau de participation avec le même libellé « Participations payantes XH », et le nombre d’heures de ce créneau correspondant à X.

Utilisation :

• L’adhérent s’inscrit au créneau de participations payantes sur le planning, et obtient donc le nombres d’heures nécessaires mensuellement pour que son compte reste actif.
• L’adhérent doit ensuite se rendre sur son compte et dans la page de renouvellement des adhésions, sélectionner le produit « Participations payantes XH » et valider son achat. Il aura ainsi obtenu ses heures et réalisé​ le paiement pour celles-ci.

Contrôle :

• Le CA devra alors contrôler que les adhérents ayant prix ces créneaux de participations payantes ont bien effectué les paiements associés.
• Sur le planning ils pourront identifier les noms des adhérents ayant pris le créneau.
• Ensuite, le CA vérifie que les adhérents identifiés ont bien commandé un produit adhésion « Participations payantes XH » via la page « Analyse » de ce produit (accessible sur la page produit). “