Après avoir ajouté et/ou créé des fournisseurs sur votre épicerie, il faut les paramétrer afin de s'assurer du leur bon fonctionnement sur votre plateforme.

Pour paramétrer un fournisseur déjà ajouté à votre épicerie, rendez-vous sur la page “Fournisseurs” accessible depuis l'administration. Sur cette page vous trouverez la liste de tous les fournisseurs ajoutés et en cliquant sur l'un de ces fournisseur vous pouvez accéder à la page de paramétrage de ce dernier avec tous les champs, divisés en 3 parties : Les coordonnées du fournisseur / Le transport et les livraisons / L'automatisation des commandes

N.B. : En bas de page il y a un bouton permettant de valider les modifications. N'oubliez pas de cliquez dessus après avoir fait vos modifications pour les enregistrer. Par ailleurs, si aucune commande n’a encore été passée à ce fournisseur, un bouton « Supprimer » est affiché permettant vous permettant de supprimer ce fournisseur de vos ajouts.

Dans cette partie vous retrouvez toutes les informations relatives aux coordonnées du fournisseur qui ont été renseignées lors de la création du fournisseur.

La plupart sont non modifiables via cette page, et ne peuvent être modifiées que par l'Épi référent de ce fournisseur (en général celui qui l'a créé), via l'accès référent. Pour demander une modification de l'une de ces données, vous pouvez envoyer un mail à l'Épi référent. Celui-ci est renseigné dans le champ “Épi référent du fournisseur” dans la partie “transport et livraison” de cette page.

Dans cette partie, vous pouvez toutefois, modifier certains paramètres :

• Distance en km, qui est la distance du fournisseur par rapport à votre Épi, qui sera indiquée sur la boutique lorsqu'un adhérent survol le nom d'un fournisseur et qui pourra servir dans l'identification des produits considérés comme locaux au sein de votre épicerie.
• Actif, qui permet actuellement, en le passant à “non”, de désactiver l'affichage de tous les produits d'un fournisseur sur la boutique et de retirer ce dernier de la page de commande aux fournisseurs.
• Mode commande POST, qui permet d'activer pour l'ensemble des produits d'un fournisseur la gestion de ses produits en dépôt-vente à l'épicerie.

Dans cette partie vous trouverez les paramètres relatifs à la gestion du transport, des commandes par les adhérents et de la livraison, pour un fournisseur.

• Mode de transport, qui permet de choisir parmi plusieurs mode de transport :

1. transport = Livraison à l'Épi, Le fournisseur est en charge de la livraison au local de l'épicerie.
2. FRET = Livraison à l'Épi avec frais de livraison qui seront réparti sur le prix des produits commandés. (plus d'infos)
3. collecte = Un adhérent sera en charge de récupérer les commandes chez le fournisseur lors d'un créneau de collecte.
4. covoiturage = Un adhérent de l'Épi sera en charge d'aller chercher les commandes chez le fournisseur lors d'un trajet personnel (date de livraison indéterminée).
5. distribution = C'est aussi une collecte, mais pour des produits frais qui doivent être distribués dans la journée. L'adhérent en charge de la collecte est alors aussi en charge de la distribution des produits.

• Jour limite de précommande, “Au plus tard le” et “Livraison le” ; ces paramètres permettent de renseigner pour les produits gérés en précommandes de ce fournisseurs, les informations qui seront données aux adhérents sur la boutique sur les jours de commandes et de livraisons potentielles de ces produits. L'adhérent doit comprendre qu'il faut précommander le produit avant le jour/date indiqué pour pouvoir le recevoir au jour de livraison indiqué.

• Délai de livraison de la commande fournisseur en jour, permet de renseigner le nombre de jours nécessaires généralement au fournisseur pour la livraison (dans le cas d'une livraison à l'épi), ou pour la préparation (dans le cas d'une collecte), d'une commande de produits. Ce paramètre est notamment utilisé pour informer les adhérents de la date d'arrivée des produits qu'ils ont précommandés, lorsque l'Épi passe une commande au fournisseur.

• Personne référente, permet de désigner un adhérent de l'Épi comme responsable de ce fournisseur, à titre informatif pour les membres du CA. Cette personne, membre du CA ou du groupe produit, est normalement responsable de surveiller et gérer l'ensemble des activités avec ce fournisseur, notamment la mise à jour des produits et l'envoi des commandes au fournisseur.

Dans cette partie, vous trouverez les paramètres permettant d'activer et de moduler l'envoi automatique des commandes de produits au fournisseur. N.B. : Dès que cela est possible, nous vous conseillons de mettre en place cette automatisation des commandes, car cela permet de diminuer considérablement le temps dédié à la gestion des fournisseurs, et ainsi d'accorder plus de temps à d'autres activités.

• Automatiser les précommandes (jour 1 ou 2), lorsque cette fonction est activée, la commande fournisseur (compilant toutes les précommandes adhérents en cours) pour les produits en précommande de ce fournisseur est envoyée automatiquement par mail le jour choisi (Seulement si des commandes sont en cours et que les seuils sont atteints).

• Jour de l’envoi automatique de la précommande à 1h du matin (jour 1 ou 2), permet le choix d'un jour de la semaine ou du premier jour du mois. La précommande automatique sera envoyé ce jour au fournisseur à 1h du matin.

• Automatiser les commandes de produits stockables, lorsque cette fonction est activée, la commande fournisseur pour les produits stocks de ce fournisseur (nécessitants un renouvèlement du stock) est envoyée automatiquement par mail à 1h du matin le jour où les seuils définis sont atteints. Ces seuils sont ceux décrits plus bas.

• Mode d'envoi des commandes rayons, permet de choisir entre

1. automatique : La commande est envoyé dès que les seuils de votre épi sont atteints
2. groupé : la commande est groupé à un autre épi et est envoyé lorsque les seuils groupés des épis sont atteints

• Seuil minimum du montant des commandes automatiques des produits en précommande (en euros), quand ce champ est renseigné alors, si le seuil n’est pas atteint le jour prévu, le mail de commande automatique n’est pas envoyé au fournisseur (les précommandes continueront alors à s'accumuler jusqu'au prochain jour d'envoi automatique, et si à ce moment le seuil est dépassé, la commande sera envoyée).

• Seuil minimum du montant des commandes automatiques des produits stockables (en euros) : Quand ce champ est renseigné alors, si le seuil n’est pas atteint le jour prévu, le mail de commande automatique n’est pas envoyé.

• Seuil maximal du montant des commandes automatiques (en euros) : Quand ce champ est renseigné alors, si le seuil est dépassé, le mail de commande automatique n’est pas envoyé et un mail est envoyé aux responsables de ce fournisseurs.