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Lorsque vous aurez passé vos premières commandes fournisseurs et réceptionné ces commandes, il faudra alors gérer la facturation de ces commandes. C'est à dire intégrer/créer les factures de vos fournisseurs dans la plateforme et les faire correspondre à des commandes fournisseurs afin qu'elles soient en ordre, puissent être envoyés au paiement sans écarts et être intégrées à votre comptabilité.
Pour ces étapes, rendez-vous dans la page “Gérer les Factures” accessible depuis l'administration, sur laquelle vous pourrez créer des factures de l’épicerie, de les modifier et de les envoyer au paiement.
Il y a sur la page la liste des factures créées en attente d'envoi au paiement avec pour chaque facture un bouton « Bon à payer » qui permet d'envoyer la facture au paiement, mais qui n'est cliquable que lorsque la facture est rapprochée de commandes fournisseurs
Il y a également la liste des commandes à rapprocher (qui ont déjà été réceptionnées mais qui n’ont pas encore été rapprochées d’une facture) avec pour chaque commande. Vous pouvez cliquez sur une de ces commandes pour avoir son détail par produits.
Créer une nouvelle facture
Pour créer une nouvelle facture sur la plateforme (ou intégrer une facture envoyé par un de vos fournisseur), cliquez sur le bouton « Nouvelle facture ».
Vous arriverez alors sur une page spécifique permettant de créer/intégrer une facture en remplissant les champs suivants :
- Numéro de la facture
- Fournisseur concerné par la facture
- Date de la facture au format jj/mm/aaaa
- Le montant total TTC de la facture
- Fichier pdf/ Scan de la facture, qui vous permet de lié le fichier pdf ou scan de la facture que vous a envoyé votre fournisseur
Modification et rapprochement d’une facture
En cliquant sur une facture de la liste alors je suis redirigé vers la page de détails de cette facture sur la quelle vous pourrez modifier ces détails, mais aussi rapprocher la facture d'une ou plusieurs commandes fournisseurs.
Pour effectuer ce rapprochement Sur cette page il y a aussi la liste des commandes à rapprocher (celles qui ne le sont pas encore à d’autres) à cette facture (avec numéro, nom fournisseur, ID, montant, date) et une case à cocher pour effectuer le rapprochement avec la présente facture (ou décocher pour retirer la commande du rapprochement). Quand je clique sur le bouton « valider les modifications », alors après confirmation, les informations sont mises à jour dans la base de données et je suis redirigé sur la page « gérer les factures ». [On pourrait ajouter le rapprochement avec les commandes et le commentaire directement au moment de la création de la facture, pour gagner du temps, si les commandes sont déjà présentes]
Validé une facture comme « Bon à payer » : Quand j’ai réalisé tout ce que je souhaitais pour une facture (création, modification et rapprochement de commandes), et que je clique sur son bouton « bon à payer » (avec confirmation), alors la page s’actualise et la facture disparait de la page « gérer les facture ». Elle passe en statut « bon à payer », on la retrouvera donc dans la liste des factures à payer.
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