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Lorsque vous aurez passé vos premières commandes fournisseurs et réceptionné ces commandes, il faudra alors gérer la facturation de ces commandes. C'est à dire intégrer/créer les factures de vos fournisseurs dans la plateforme et les faire correspondre à des commandes fournisseurs afin qu'elles soient en ordre, puissent être envoyés au paiement sans écarts et être intégrées à votre comptabilité.
Pour ces étapes, rendez-vous dans la page “Gérer les Factures” accessible depuis l'administration, sur laquelle vous pourrez créer des factures de l’épicerie, de les modifier et de les envoyer au paiement.
Il y a sur la page la liste des factures créées en attente d'envoi au paiement avec pour chaque facture un bouton « Bon à payer » qui permet d'envoyer la facture au paiement, mais qui n'est cliquable que lorsque la facture est rapprochée de commandes fournisseurs
Il y a également la liste des commandes à rapprocher (qui ont déjà été réceptionnées mais qui n’ont pas encore été rapprochées d’une facture) avec pour chaque commande. Vous pouvez cliquez sur une de ces commandes pour avoir son détail par produits.
Créer une nouvelle facture
Pour créer une nouvelle facture sur la plateforme (ou intégrer une facture envoyé par un de vos fournisseur), cliquez sur le bouton « Nouvelle facture ».
Vous arriverez alors sur une page spécifique permettant de créer/intégrer une facture en remplissant les champs suivants :
- Numéro de la facture
- Fournisseur concerné par la facture
- Date de la facture au format jj/mm/aaaa
- Le montant total TTC de la facture
- Fichier pdf/ Scan de la facture, qui vous permet de lié le fichier pdf ou scan de la facture que vous a envoyé votre fournisseur
Modification et rapprochement d’une facture
En cliquant sur une facture de la liste alors je suis redirigé vers la page de détails de cette facture sur la quelle vous pourrez modifier ces détails (ou supprimer une facture), mais aussi rapprocher la facture d'une ou plusieurs commandes fournisseurs.
Pour effectuer ce rapprochement, sur la page se trouve également toutes les commandes fournisseurs en attente de rapprochement pour ce fournisseur. Il vous suffit alors de cocher la ou les commandes de ce fournisseur correspondant à la présente facture.
L'objectif du rapprochement étant que le montant total des commandes fournisseurs rapprochées corresponde au mieux au montant de la facture. Si il y a des écarts (possibles en raison d'un changement de prix, ou d'un écart de quantité), ils seront répercutés sur la comptabilité de votre épicerie, et seront à la charge de votre épicerie s'ils sont réels.
Si les écarts sont trop importants, vous pouvez aussi demander une nouvelle facture à votre fournisseur avec des ajustements. Mais vous pouvez aussi corriger les commandes fournisseurs depuis la page “Gérer mes factures” en cliquant sur une commande en attente de rapprochement ; vous pourrez alors y modifier le prix unitaire des produits et les quantités réceptionnées en vous assurant de la réalité de ces modifications.
N'oubliez pas de valider vos modifications et rapprochement pour les enregistrer.
Envoyer une facture au paiement
Un fois que vous avez créer votre facture que vous l'avez ajuster
Elle passe en statut « bon à payer », on la retrouvera donc dans la liste des factures à payer.
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